Traducción y síntesis del articulo: Your To-Do List Isn’t Working. Here’s How to Fix It in 1 Step escrito por Sabina Nawaz
Elaborado por: Mauricio H. Morales G. de Gestión Digital
Probablemente has escuchado la historia que compara a un frasco vacío con el tiempo disponible en tu vida. Se llena el tarro con piedras grandes, después con piedras muy pequeñas, posteriormente con arena que representan las cosas grandes, medianas y pequeñas (En relación a su relevancia) que haces todos los días. Si comienzas con las pequeñas piedras o peor aún con la arena, te quedarás sin tiempo para las piedras grandes, si primero realizamos las piedras grandes todavía tendrás espacio para los pequeñas piedras y la arena, que son cosas importantes pero menos que las cosas de tu vida representadas por las piedras grandes, estas son prioritarias, sería un gran error anteponer las cosas de mediana y poca relevancia, representada por las piedras pequeñas y la arena.
La forma más práctica de pensar es que las piedras grandes son las tareas más relevantes del día, que tienen múltiples pasos y tardan más tiempo en completarse. Las pequeñas piedras son tareas de mediana importancia, tal vez de un solo paso. Las tareas restantes representadas por la arena puede no tardan más de cinco minutos en completarse.
El problema es que la mayoría de las personas coloca tareas de piedras grandes, de piedras pequeñas y de arena en una larga lista sin jerarquización o mejor sin diferenciarlas, por lo que se sienten abrumadas. En lugar de repasar la lista y jerarquizar, algunas se cancelan o posponen. O bien, no programamos suficiente tiempo para las grandes piedras y damos demasiado tiempo a las cosas pequeñas que nos impiden alcanzar objetivos importantes.
A continuación se proponen cuatro pasos para segmentar tu lista de tareas pendientes, para ayudarte a priorizar los tareas más importantes, y mantenerse enfocado y hacer más cosas.
- Distinga entre las piedras grandes y las pequeñas
La definición de grandes y pequeñas piedras pueden ser diferentes para cada persona. Invierte un poco de tiempo en crear distinciones claras, y priorizará mejor las piedras. Experimenta usando estas simples pautas:
Las tareas grandes, por relevantes tal vez, se sienten más pesadas que las pequeñas. Las grandes a menudo son una colección de requisitos previos o procesos de varios pasos. Una entrevista es una piedra grande, por ejemplo, porque debes prepararte para las preguntas y tener el atuendo apropiado antes de comenzar. Por lo general, las grandes tardan más de 30 minutos en completarse, mientras que una pequeña puede ser completada en menos de media hora.
Además las piedras grandes se sienten más pesadas que las pequeñas, porque las grandes pueden tener un peso emocional. Crean una sensación de resistencia o ansiedad para ser completadas o simplemente para poder comenzar una tarea, incluso cuando no tenemos claro por qué. Las pequeñas, por otro lado, son fáciles de completar. Sabrás que has descubierto una piedra grande que se disfraza de guijarro cuando se trata de un solo paso, pero no deseas hacerlo. Por ejemplo, observa que estás evitando programar un contacto personalizado con tu jefe, o contestar un correo electrónico de sólo una línea que tardarás 30 segundos en escribir y enviar. Después de pensar un poco, te das cuenta de que tienes miedo de que no esté contento con tu actuación. La tarea, entonces, no es tan simple como programar una reunión, sino que incluye tratar con tus emociones y prepararte para la discusión. Es posible que debas prestar atención a detalles adicionales antes de programar, como recopilar datos, llamar a un amigo para obtener ayuda, salir a caminar, y modificar tu calendario después para procesar los comentarios.
- Crea tres listas separadas
Para para optimizar el uso de tu tiempo, crea una lista para cada categoría (Piedras grandes, pequeñas, y arena). Incluso crea una subsección debajo de cada una para las llamadas telefónicas, porque se pueden hacer en tránsito o mientras se espera algo. Puedes también separar el trabajo de las cuestiones personales. Aquí hay un ejemplo de una lista de la autora..
| Piedras Grandes | Piedras Pequeñas | Arena |
| Escribir el artículo de la semana | Revise los folletos para romper el hielo en la próxima reunión | Pagar el impuesto mensual |
| Presentar propuesta de retiro ejecutivo | Consolidar puntos para la entrevista experta de empatía | Enviar factura para el cobro de honorarios |
| Escribir mensaje para estimular el desempeño del personal. | Hacer equipaje para el viaje de mi hijo | |
| Crear un nuevo folleto para el programa de mujeres ejecutivas | ||
| Revisar los puntos de enseñanza para el nuevo taller de trabajo | ||
| Teléfono | Teléfono | Teléfono |
| Llamar a mi amigo X y preguntarle si está molesto conmigo | Hablar al Dr. Gómez | Activar nueva tarjeta de crédito |
| Casa | Casa | Casa |
| Decidir el viaje por los días festivos | Comprar el libro para preparar postres | Enviar invitación para la fiesta de otoño |
| Tener una conversación familiar sobre el uso del dispositivo | Mandar a reparar el refrigerador | Limpiar las copas para el vino |
- Rompe las piedras grandes
Cuando estés abrumado por la cantidad de piedras grandes en tu lista, asigna un orden y dividelas en pasos más pequeños. Tal vez pasarás una hora en la parte uno de la piedra grande, antes de continuar para abordar la parte dos de esa piedra grande, pero ya estás realizando esa tarea (Tipo piedra grande) y así sucesivamente (Paso por paso).
Por otro lado, no dedique mucho tiempo a planear piedras pequeñas; por lo general, te tomará menos tiempo realizarlas que planificarlas.
- Para cada piedra grande da un primer paso pequeño
Por ejemplo, a mi no me gusta escribir propuestas para clientes, por lo que la noche anterior, guardo la plantilla con el nombre de mi cliente y dejo el documento abierto en mi escritorio. Ese primer paso pequeño reduce la barrera para comenzar a la mañana siguiente.
Ahora que puedes segmentar claramente las tareas en tu lista, cuando encuentras una piedra grande abrumadora, en lugar de pasar dos horas postergando ocupado en un videojuego, puedes abordar algunas piedras pequeñas o un poco de arena. ¿Tienes que ir de una oficina a otra en el edificio de la compañía? Realiza esa breve llamada telefónica en tu lista de arena. ¿En espera en el consultorio de tu doctor? Complete esa recomendación de LinkedIn para tu colega.
